Pengertian Standart Operasional Prosedur ( SOP )

Pengertian Standart Operasional Prosedur ( SOP ) ~

Assalamulaikum wr wb

A.Pendahuluan

   Standart Operasional Prosedur adalah suatu pedoman yang berisikan peraturan peraturan, persayaratan, apa yang harus dilakukan dan bagaimana proses pelaksanaanya.

B.Latar Belakang

  SOP ( Standar Operasional Prosedur ) sangat penting dijadikan sebagai pedoman untuk orang sedang bekerja karena dengan SOP merupakan salah satu kunci meraih keberhasilan.

C.Maksud dan Tujuan

   Memahami dan dapat mengimplementasikan SOP pada saat bekerja

D.Pembahasan 

A. PENGERTIAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

   Standart Operating Prosedure (SOP) adalah serangkaian instruksi kerja tertulis yang dibakukan (terdokumentasi) mengenai proses penyelenggaraan administrasi perusahaan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. 

Menurut Tjipto Atmoko, Standart Operasional Prosedur merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

1.Manfaat Standar Operasional Prosedur

• Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menyelesaikan tugasnya.
• Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.
• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan.
• Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
• Meningkatkan akuntibilitas pelaksanaan tugas.
• Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
• Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi.
• Memberikan informasi mengenai kualifikasi  kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
• Memberikan informasi dalam upaya peningkatan kompetensi pegawai.
• Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

2.Tujuan Standard Operating Prosedure (SOP)

• Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
• Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiaptiap posisi dalam organisasi.
• Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.
• Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
• Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi. 

3.Fungsi Standarad Operating Prosedure

•  Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
•  Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
•  Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak
•  Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dala bekerja.
•  Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin. Oleh karena itu di perlukan standar-standar operasi prosedur sebagai acuan kerja secara sungguh-sungguh untuk menjadi sumber daya manusia yang profesional, handal sehingga dapat mewujudkan visi dan misi perusahaan.

4.Keuntungan adanya Standard Operating Prosedure (SOP)

• SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten.
• Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan.
• SOP juga bisa di pergunakan sebagai salah satu alat trainning dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja pegawai.

JENIS-JENIS SOP DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN  

1. berdasarkan sifat kegiatan.

A. SOP teknis, Ciri-ciri SOP teknis :

• Pelaksanaan berjumlah satu orang atau satu kesatuan tim kerja atau jabatan meskipun dengan   pemangku yang lebih dari satu.
• Berisi langakah rinci atau cara melakuakan pekerjaan atau langkah detail pelaksanaan kegiatan.

B.SOP administrative, Ciri-ciri administratif  :

• Pelaksanaan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparetur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal.
• Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.

C. AZAS-AZAS PENYUSUNAN STANDARD APERATING PROSEDURE                     

  

Asas-asas penyusunan standard operating prosedur: 

• Asas pembukaan, yaitu disusun berdasarkan tata cara yang bentuk yang telah dibakukan sehingga dapat menjadi acuan yang baku dalam melakukankan suatu tugas.
• Asas pertanggung jawaban, hal ini harus dapat di pertanggung jawabkan baik dari sisi isi, bentuk, prosedur, standar yang ditetapkan maupun dari sisi keabsahannya.
• Asas kepastian, yakni adanya keseimbangan hak dan kewajiban antara aparatur dan masayarakat sehingga masing-masing pihak mempunyai tanggung jawab yang sama.
• Asas keseimbangan, yakni adanya keseimbangan hak dan kewajiban antara aparatur dan masayarakat sehingga masingmasing pihak mempunyai tanggung jawab yang sama.
• Asas keterkaitan, yaitu harus terkait dengan kegiatan administrasi umum baik secara langsung maupun tidak langsung.
• Asas kecepatan dan kelancaran, yakni yang dapat menjamin terselesaikannya suatu suatu tugas pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan, tepat sasaran, menjamin kemudahan dan kelancaran secara prosedural.
• Asas keamanan, yaitu harus dapat menjamin kepentingan semua pihak  yang terlibat dalam pelaksanaan tugas. Asas keterbukaan, yaitu keberadaan SOP dapat menciptakan transparansi dalam pelaksanaan tugas

D. PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN STANDARD OPERATING PROSEDUR

• Standard operating prosedur harus ditulis secara jelas, sederhana dan tidak berbelit-belit sehingga mudah dimengerti dan diterapkan untuk satu kegiatan tertentu.
• Standard operating prosedur harus dapat menjadi pedoman yang terukur baik mengenai norma waktu, hasil kerja yang tepat dan akurat, maupun rincian biaya pelayanandan tatacara pembayaran bila di perlukan adanya biaya pelayanan.
• Standard operting prosedur harus dapat memberikan kejelasan kapan dan siapa yang harus melaksanakan kegiatan, berapa lama waktu yang dibutuhkan dan sampai dimana tanggung jawab masingmasing pegawai/pejabat.
• Standard operating prosedur harus udah dirumuskan dan selalu bisa menyesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan kebijakan yang berlaku.
• SOP harus menggambarkan alur kegiatan yang mudah ditelusuri jika terjadi hambatan.

1. Manfaat Prosedur Tertulis Adalah; 

A. Planning-Controlling  

1.  Mempermudah Dalam Pencapaian Tujuan.    
2.  Merencanakan Besarnya Beban Kerja Yang Optimal Bagi Masing-Masing Pegawai.    
3.  Menghindari Pemborosan Atau Memudahkan Penghematan Biaya.    
4.   Mepermudah Pengawasan. 

B. Organizing    

1.  Mendapatkan Intruksi Kerja Yang Dapat Dimengerti Oleh Bawahan.    
2.  Dihubungkan Dengan Alat Yang Mendukung Pekerjaan Kantor Dan Dokumen.    
3.  Menciptakan Konsistensi Kerja. 

C. Staffing-Leading    

1.  Memmbantu Atasan Dalam Memberikan Intruksi Kerja Bagipegawai.   
2.  Konseling Untuk Bawahan Agar Memberikan Kontribusi Maksimal    
3.  Mempermudah Pemberian Penilaian Bagi Bawahan.

D. Coordination    

1.  Menciptakan Koordinasi Yang Baik Antar Departemen   
2.  Untuk Menetapkan Dan Membedakan Prosedur Rutin Dan Independen

F. Teknik Menyusun Sop 

Ada Tujuh Tahapan Atau Langkah Yang Dapat Digunakan Untuk Membuat Suatu Prosedur Yang Baik Dan Memaksimalkan Semua Potensi Yang Ada, Anatara Lain Sebagai Berikut: 

1. Menentukan Tujuan Yang Ingin Dicapai.

2. Membuat Rancangan Awal.

3. Melakukan Evaluasi Internal.

4. Melakukan Evaluasi Eksternal.

5. Melakukan Uji Coba.

6. Menempatkan Prosedur Pada Unit Terkait.

7. Menjalankan Prosedur Yang Sudah Dibuat. 

G. Penerapan Sop Dalam Manajemrn Perkantoran 

Proses Penerapan Harus Dapat Memastikan Bahwa Output Yang Dikehendaki Dapat Diwujudkan Yaitu:

1. Setiap Pelaksanaan Mengetahui Sop Yang Baru Disusun Dan Alasan Perubahannya.
2. Salinan/Kopi Sop Disebarluaskan Sesuai Kebutuhan Dan Siap Diakses Oleh Semua Pengguna Potensial.
3. Setiap Pelaksanaan Mengetahuiperannya Dalam Sop Dan Dapat Menggunakan Semua Pengetahuan Dan Kemampuan Yang Dimiliki Untuk Menerapkannya Secara Aman Dan Efektif.
4. Ada Mekanisme Untuk Memonitor/Memantau Kinerja, Mengidentifikasi Masalah-Masalah Yang Mungkin Timbul, Dan Menyediakan Dukungan Dalam Proses Penerapan Sop.

E.Hasil yang didapat

Semoga dapat di implementasikan di dunia kerja.

F.Kesimpulan

SOP ternyata sangat penting dijadikan sebagai pedoman / pegangan saat bekerja.

G. Refrensi

Repository BLC Telkom .